Как учесть компенсацию его проезда и проживания

Как учесть компенсацию его проезда и проживания и иных расходов и какие документы надо запросить

При необходимости работодатель может поручить выполнение определенной работы не своему штатному работнику, а стороннему лицу, заключив с ним гражданско-правовой договор. Работа, осуществляемая в интересах заказчика, нередко связана с дополнительными расходами исполнителя (оплатой проезда, проживания, услуг связи и так далее), которые, как правило, подлежат компенсации.

В данной статье рассмотрим, какие налоги нужно уплачивать организации при заключении гражданско-правого договора с физическим лицом, как учесть компенсацию его расходов и какие документы необходимо запросить у данного лица.

Понятие гражданско-правового договора

Российское законодательство не запрещает организациям для выполнения необходимой работы привлекать лиц со стороны. Поэтому организация для решения тех или иных производственных задач может привлечь специалиста, не состоящего с нею в трудовых отношениях, заключив с ним договор гражданско-правового характера.

Какой конкретно гражданско-правовой договор заключается с таким лицом, зависит от цели привлечения исполнителя — это может быть договор подряда, возмездного оказания услуг, договор поручения или какой-то иной. Отношения сторон при договоре подряда регулируются нормами главы 37 «Подряд» Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ), при договоре возмездного оказания услуг — нормами главы 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ, а при договоре поручения строятся на основании положений главы 49 «Поручение» ГК РФ.

При заключении любого из вышеперечисленных видов гражданско-правовых соглашений стороны имеют право самостоятельно определять цену договора, а также состав расходов, которые будут возмещаться заказчиком при его исполнении. Поэтому помимо вознаграждения, предусмотренного договором за выполнение работы (оказание услуги), стороны в договоре могут предусмотреть и компенсацию расходов исполнителя, осуществленных им при выполнении задания. Это не противоречит нормам ГК РФ.

Отметим, что согласно пункту 2 статьи 709 ГК РФ цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение. Однако компенсация издержек лица, выполняющего работы по договору подряда, направлена на погашение расходов, документально подтвержденных и произведенных подрядчиком в интересах заказчика работ, и, соответственно, не может рассматриваться в качестве оплаты самой работы. Причем эти нормы справедливы и в отношении договора возмездного оказания услуг, на что указывают нормы статьи 783 ГК РФ.

В части договора поручения возмещение понесенных издержек поверенного также включено в обязанности доверителя. Об этом сказано в статье 975 ГК РФ.

Таким образом, чтобы иметь возможность компенсировать расходы, связанные с выполнением задания организации, условие о компенсации осуществленных расходов следует специально предусмотреть в гражданско-правовом договоре. При этом в части расчетов по договору советуем закрепить положение о частичной предварительной оплате договора, чтобы сторонний специалист, выполняющий работу, имел возможность получить денежные средства, необходимые ему для ее выполнения.

Окончательный расчет по договору гражданско-правового характера будет произведен организацией только после исполнения договора и подписания акта на выполнение работ (оказание услуг).

Заметим, что на практике в таких договорах расходы, связанные с выполнением задания организации (например, оплата проезда, проживания, иных расходов, если выполнение работ или оказание услуг производится вне места жительства физического лица) зачастую включаются в состав вознаграждения лица, выполняющего задание.

Налог на прибыль

Если данные расходы учитываются в составе вознаграждения, то эти суммы можно учесть в составе расходов на оплату труда, на что указывает пункт 21 статьи 255 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ). Напомним, что согласно названному пункту к расходам на оплаты труда в целях главы 25 НК РФ относятся, в частности, расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда). Исключение касается только лиц, выполняющих в интересах заказчика работу в рамках гражданско-правового договора, обладающих статусом индивидуального предпринимателя. В этом случае вознаграждение по договору включается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на что указывает подпункт 41 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Обратите внимание! Если же в договоре суммы компенсации выделены отдельно, то организация может столкнуться с рядом проблем. Дело в том, что, по мнению Минфина России, у организации нет оснований учитывать данные суммы при определении налога на прибыль, на что указывает Письмо Минфина России от 19.12.2006 г. N 03-03-04/1/844. Однако, по мнению автора, данная точка зрения финансистов может быть оспорена налогоплательщиком, причем на основании мнения самого же Минфина России, изложенного им в Письме от 14.07.2006 г. N 03-05-02-04/189. Ведь цена договора может быть установлена сторонами не только в твердой сумме, но и содержать две составляющие: вознаграждение за выполненную работу и сумму затрат, компенсируемых организаций при выполнении задания. Если цена договора установлена в твердой сумме, то вознаграждение, выплаченное по договору гражданско-правового характера, организация вправе учесть в составе расходов на оплату труда на основании пункта 21 статьи 255 НК РФ. Если же цена складывается из двух составляющих, то сумма вознаграждения учитывается в составе расходов на оплату труда, а компенсируемые расходы можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом необходимо напомнить, что расходы налогоплательщика могут учитываться в составе расходов при условии, что они отвечают критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, в соответствии с которым расходы, связанные с получением дохода, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. В связи с этим, чтобы иметь возможность учесть в качестве расходов суммы, компенсируемые по гражданско-правовому договору, в договоре следует предусмотреть, что исполнение задания подтверждается не только актом на выполнение работ (оказание услуг), но и отчетом о выполнении задания с приложением всех оправдательных документов по возмещаемым расходам, предусмотренным самим договором. Отметим, что оправдательными документами могут быть копии железнодорожных билетов или авиабилетов, гостиничные счета, накладные, товарные чеки и так далее.

Налог на доходы физических лиц Согласно статье 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Следовательно, вознаграждение по гражданско-правовым договорам является объектом обложения НДФЛ у исполнителя.

Относительно оплаты организацией расходов физических лиц — исполнителей, связанных с выполнением задания по гражданско-правовому договору, необходимо сказать следующее. Пунктом 2 статьи 211 НК РФ установлено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся, в том числе, оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав.

Следовательно, суммы оплаты организацией расходов физических лиц, являющихся исполнителями по гражданско-правовому договору, например, по проезду и проживанию и иные расходы признаются их доходом, полученным в натуральной форме, подлежащим налогообложению НДФЛ вне зависимости от способа оплаты. Такая же точка зрения изложена и в Письмах Минфина России от 21.07.2017 г. N 03-03-06/1/46709, от 08.08.2016 г. N 03-04-06/46423, от 16.06.2016 г. N 03-04-05/35131, от 20.03.2014 г. N 03-11-11/12250, от 29.01.2014 г. N 03-04-06/3282 и других. Вместе с тем, по мнению Минфина России, изложенному в Письмах от 23.05.2016 г. N 03-04-06/29397, от 29.04.2013 г. N 03-04-07/15155, если оплата организацией расходов физических лиц по их проезду и проживанию при оказании услуг организации по гражданско-правовым договорам осуществляется в интересах этих физических лиц (в том числе если такая оплата является частью вознаграждения физического лица за выполненные работы (оказанные услуги)), то оплата организацией этих расходов физических лиц признается их доходом, полученным в натуральной форме, а суммы такой оплаты подлежат налогообложению НДФЛ.

В прочих случаях компенсация организацией расходов физических лиц не является доходом этих физических лиц и не подлежит налогообложению НДФЛ.

Иными словами, компенсация организацией стоимости проезда, проживания и прочих расходов облагается НДФЛ, только в том случае если она произведена в интересах физического лица.

Такой же позиции придерживаются налоговые органы, о чем свидетельствует Письмо ФНС России от 03.09.2012 г. N ОА-4-13/14633. В нем чиновники разъясняют, что подпунктом 2 пункта 2 статьи 211 НК РФ предусмотрено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся оказанные в его интересах услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой.

Следовательно, если оплата услуг физическому лицу, в том числе по проживанию в гостинице и проезду, производится в интересах пригласившей/направившей его организации, оплата таких услуг не приводит к образованию дохода в натуральной форме, подлежащего налогообложению.

Если с физическим лицом, приглашенным на мероприятие, организаторы заключают гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, то согласно положениям подпункта 6 пункта 1 статьи 208 НК РФ объектом налогообложения является соответствующее вознаграждение за выполненные работы (оказанные услуги).

При этом суммы компенсации издержек физическому лицу по упомянутому договору не являются объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц.

Согласны с мнением налоговиков и большинство арбитров, о чем свидетельствует, например, Постановление ФАС Московского округа от 26.03.2013 г. по делу N А40-37553/12-20-186.
Стоит обратить внимание, что при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются суммы страховых взносов на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ в случае, если организация является плательщиком страховых взносов в соответствии с главой 34 «Страховые взносы» НК РФ. Данные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 13.04.2018 г. N 03-03-07/24635. Аналогичные разъяснения содержаться и в Письме Минфина России от 28.07.2017 г. N 03-03-06/1/48293.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для организации признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 НК РФ), производимые, в частности по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

База для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, являющихся объектом обложения страховыми взносами, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода (календарного года) нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ, то есть сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами (пункт 1 статьи 421, пункт 1 статьи 423 НК РФ). Подпунктом 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера. Подпунктом 2 пункта 3 статьи 422 НК РФ установлено, что в базу для исчисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не подлежат включению любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера.
Таким образом, вознаграждения, производимые организацией в пользу физических лиц по договорам гражданско-правового характера, подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

Компенсация расходов физических лиц, связанных с выполнением задания организации (например, оплата проезда, проживания, иных расходов) по договорам гражданско-правового характера, не облагается страховыми взносами при условии, что эти расходы документально подтверждены. Такой вывод следует из Письма Минфина России от 21.08.2017 г. N 03-15-06/53442, а также Писем Минтруда России от 30.03.2016 г. N 17-4/ООГ-493, от 22.01.2015 г. N 17-4/ООГ-63, от 26.02.2014 г. N 17-3/В-80.

Страховые взносы от несчастных случаев

Правовые, экономические и организационные основы обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний устанавливает Федеральный закон от 24.07.1998 г. N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закона N 125-ФЗ). Согласно пункту 1 статьи 20.1 Закона N 125-ФЗ объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее — страховые взносы от несчастных случаев) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые страхователями в пользу застрахованных, в частности, в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг, если в соответствии с указанными договорами заказчик обязан уплачивать страховщику страховые взносы от несчастных случаев.

База для начисления страховых взносов от несчастных случаев определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 20.1 Закона N 125-ФЗ, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в статье 20.2 названного закона (пункт 2 статьи 20.1 Закона N 125-ФЗ). Подпунктом 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами от несчастных случаев все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по договорам гражданско-правового характера.

Таким образом, вознаграждение, начисляемое организацией в пользу физического лица по договору гражданско-правового характера, подлежит обложению страховыми взносами от несчастных случаев, если в договоре прописана такая обязанность.

Компенсация расходов физического лица в связи с исполнением гражданско-правового договора не облагается страховыми взносами от несчастных случаев при условии, что эти расходы документально подтверждены.

Декларационная кампания - 2019



Заполним декларацию 3-НДФЛ


Уважаемые клиенты, рады представить Вашему вниманию услугу по заполнению декларации о доходах 3-НДФЛ, а так же имущественный, социальный и другие вычеты.

Подробнее...